Budżetowanie i planowanie — od intuicji do struktury
Na początku Andrzej mówił wprost: „Ja nie potrzebuję budżetu. Wiem, gdzie jestem i co się dzieje.” Z jego ust brzmiało to rozsądnie — do czasu, aż w jednym miesiącu koszty przerosły przychody. Nikt nie potrafił tego uzasadnić. Doradca Bizoptimzera zaproponował prosty krok: spisanie planu finansowego na najbliższe 12 miesięcy. Bez skomplikowanego ERP, tylko Excel z trzema kolumnami: przychody, koszty, marża. Nagle pojawił się porządek. Andrzej zobaczył sezonowość sprzedaży, punkty […]
Analiza odchyleń — czyli gdzie przeciekają pieniądze
Po trzech miesiącach od wdrożenia budżetu wszystko wyglądało dobrze, jednak jedynie na papierze, konta bankowe komunikowały coś innego. Dzięki analizie Plan vs Rzeczywistość udało się odkryć: wzrost kosztów materiałowych, utratę rabatów handlowych przez brak kontroli terminów, opóźnienia w fakturowaniu. Drobne odchylenia, które w sumie pochłaniały dziesiątki tysięcy złotych miesięcznie. „Zrozumiałem, że analiza odchyleń służy nie tylko księgowym, ale przede wszystkim służy właścicielowi.” Analiza odchyleń to nie raport […]
Rentowność i centra kosztów — kto naprawdę zarabia?
Kiedy firma rośnie, wszystko miesza się w jedno: ludzie, koszty, projekty. Andrzej sądził, że każdy dział zarabia — bo każdy pracuje pełną parą. Dopiero raport rentowności centrów kosztów pokazał prawdę. Największy dział produkcyjny, ten najbardziej obciążony, generował… stratę. Za to mały dział prototypów — najwyższą marżę. „Po raz pierwszy zrozumiałem, że wzrost nie zawsze znaczy zysk.” Nie wszystko, co duże, się opłaca. Nie wszystko, co opłacalne, jest widoczne. […]
Cash flow — czyli prawdziwe życie firmy
Zysk nie oznacza gotówki. A Andrzej przekonał się o tym, gdy musiał wziąć kredyt na opłacenie zobowiązań, mimo świetnych wyników kwartalnych. Dopiero model przepływów pieniężnych (cash flow) pokazał, że problemem nie jest brak pieniędzy, lecz ich zły moment wpływu. Duże faktury przychodziły z opóźnieniem, a małe płatności wychodziły regularnie. Po wdrożeniu raportu tygodniowego Andrzej dokładnie wiedział, ile gotówki będzie miał za 7, 14 i 30 dni. „Cash flow […]
Break-even point — koniec zgadywania
„Na pewno się to opłaci, przecież mamy dużo zleceń.” To zdanie padło wiele razy… zanim ktoś policzył BEP, czyli próg rentowności. Okazało się, że część produkcji wymaga 120% planowanego wolumenu, żeby wyjść na zero. Od tej pory każda decyzja była liczona — nie przeczuwana. „Zrozumiałem, że intuicja działa tylko wtedy, gdy potwierdzają ją liczby.” Break-even to Twoja granica bezpieczeństwa. Policz ją.
Decyzje inwestycyjne — emocje kontra dane
Nowa linia produkcyjna? Ten pomysł brzmiał dobrze. Zespół przygotował jednak analizę. Wyszło, że inwestycja zwróci się dopiero po 4 latach i tylko przy wzroście zamówień o 20%. Andrzej zdecydował: nie teraz. Zamiast tego zainwestował w automatyzację procesów produkcyjnych, co znacząco zmniejszyło koszty, a zwiększyło efekt. „Pierwszy raz odrzuciłem inwestycję nie dlatego, że się bałem, tylko dlatego, że wiedziałem.” Nie każda okazja to szansa. Tylko policzone decyzje dają spokój.
KPI i dashboardy — liczby, które mają znaczenie
Zespół Bizoptimzer wdrożył prosty dashboard: 5 wskaźników, które decydują o przyszłości firmy: sprzedaż miesięczna, marża operacyjna, rotacja zapasów, terminowość dostaw, saldo gotówki. Raporty, które kiedyś powstawały tygodniami, teraz aktualizowały się same. „Wreszcie widziałem firmę na jednym ekranie.” Dobry KPI to nie liczba.
Balanced Scorecard — strategia w czterech wymiarach
Kiedy operacje zaczęły działać płynnie, pojawił się nowy problem – zespół zaczął tracić motywację. Bizoptimizer pomógł wprowadzić Balanced Scorecard, czyli strategię wprowadzenia równowagi między wynikami finansowymi, klientami, procesami i rozwojem ludzi. Każdy dział dostał własne cele i wskaźniki. Produkcja przestała działać „dla siebie”, a zaczęła „dla wyniku całej firmy”. „Po latach chaosu zaczęliśmy mówić jednym językiem.” Strategia działa, […]
Benchmarking i scenariusze — test przyszłości
Porównanie z konkurencją ujawniło, że Tech-Form ma wyższe koszty jednostkowe od pozostałych firm. Bizoptimzer pomógł zbudować scenariusze „what-if”: Co jeśli wzrosną ceny surowców? Co jeśli kluczowy klient się wycofa? Symulacje pokazały, jak zmienia się wynik przy różnych scenariuszach. Bez wróżenia z fusów — tylko z danymi. „Benchmarking pokazał mi, że przewidywanie to też forma kontroli.” Scenariusze to Twoja tarcza na niepewność.
Controlling w Excelu i BI — dane zaczynają mówić
Zamiast inwestować w drogie systemy, Andrzej zaczął skupiać się na Power BI. Połączenie danych z Excela, księgowości i magazynu pomogło zwiększyć kontrolę nad sytuacją w firmie. Raporty aktualizowały się automatycznie, bez konieczności angażowania kolejnych pracowników. „Okazało się, że controlling nie wymaga ERP-a. Wymaga spójności.” Zacznij od prostych narzędzi. Zbuduj na tym system.